Vyslat zaměstnance na pracovní cestu se může zdát jako běžná administrativní rutina. Vyplní se cestovní příkaz, koupí se jízdenka a je hotovo. Zákoník práce (konkrétně § 153) však stanovuje jasná pravidla, jejichž podcenění může vést k nepříjemným následkům - od nevyčíslitelných cestovních náhrad až po složité spory o odškodnění při pracovních úrazech. Na co by si měli dát personalisté a manažeři největší pozor?
Písemně, předem a pokud možno přesně
O vyslání na pracovní cestu rozhoduje výhradně zaměstnavatel (potažmo určený vedoucí zaměstnanec). Podmínky musí být stanoveny předem a ideálně písemně (ať už v listinné, nebo elektronické podobě).
Zákon sice připouští i ústní vyslání (např. při nečekaných nočních haváriích, kdy musí zaměstnanec okamžitě odjet), ale to pouze za předpokladu, že jsou práva zaměstnance nezpochybnitelná a on s tímto postupem souhlasí. Z pohledu HR a minimalizace rizik by však měl být písemný cestovní příkaz běžným standardem.
„Místo nástupu: Brno“ nestačí. Buďte konkrétní
Jednou z nejčastějších chyb je vágní určení místa začátku či konce pracovní cesty. Napsat do cestovního příkazu jako místo nástupu pouze město (např. „Brno“ nebo „Praha“) je zadělávání na velký problém.
Představte si, že zaměstnanci určíte začátek cesty „Brno“ a on cestou na dálnici na okraji města havaruje. Vzniká zásadní spor: Stala se nehoda už v rámci pracovní cesty, nebo ještě před ní? Kromě toho bez přesné adresy (ať už je to sídlo firmy, místo bydliště zaměstnance, nebo jiné konkrétní místo) nelze správně spočítat ujeté kilometry ani čas nástupu pro účely cestovních náhrad. Ustálená judikatura Nejvyššího soudu hovoří jasně: podmínky musí být určeny srozumitelně a co nejpřesněji.
Změna dopravního prostředku se nevyplácí
Druh dopravního prostředku je v cestovním příkazu klíčovým údajem a jeho nedodržení ze strany zaměstnance může mít až tragické právní i finanční dohry. Zaměstnanec zkrátka nemá právo svévolně měnit pokyny.
V praxi se stávají dva typické scénáře:
- Svévolné použití vlastního auta: Zaměstnavatel určí cestu autobusem, ale zaměstnanec se rozhodne pro pohodlí vlastního vozu (s tím, že „ztratí jízdenku“). Pokud mu však auto na místě někdo nabourá, zaměstnavatel nenese žádnou odpovědnost za škodu (§ 265 odst. 3 ZP). Použití soukromého vozidla bez povolení znamená ztrátu nároku na náhradu škody.
- Jízda s kamarádem autem místo hromadné dopravy: Zaměstnanci mají nařízenou cestu vlakem, ale svezou se s kamarádem, který způsobí vážnou dopravní nehodu. Protože byly porušeny pokyny zaměstnavatele a cestovalo se neschváleným způsobem, případná zranění nemusí být klasifikována jako pracovní úraz se všemi z toho plynoucími benefity (bolestné, náhrada mzdy atd.).
Zaměstnavatel naslouchá, ale rozhoduje
Zákoník práce říká, že zaměstnavatel při vysílání „přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance“. Mnoho zaměstnanců si to mylně vykládá tak, že zaměstnavatel musí jejich zájmům vždy vyhovět. Nejvyšší soud však upozorňuje, že „přihlížet“ neznamená „akceptovat“. Můžete si se zaměstnancem promluvit o tom, odkud by se mu nejlépe vyjíždělo, ale konečné slovo a rozhodovací pravomoc má vždy zaměstnavatel.
Firemní směrnice jsou dobrý nástroj, pokud je udržujete
Zákoník práce je stručný, a proto by každá firma měla mít vlastní směrnici o cestovních náhradách. Ta umožňuje přizpůsobit pravidla specifikům vašeho provozu (např. povinnost odevzdat zprávu ze zahraniční cesty, jaký způsobem překládat vyúčtování apod.).
Pozor ale na to, k čemu se zavážete! Co je ve směrnici, to platí. Pokud se ve směrnici dobrovolně zavážete, že budete na zahraničních cestách plošně vyplácet kapesné v určitém procentu, stává se z toho vaše povinnost. Nezapomínejte také směrnice pravidelně aktualizovat (minimálně s každoroční změnou sazeb stravného) a prokazatelně s nimi zaměstnance seznamovat.
Jak je to u dohodářů (DPP a DPČ)
Zatímco u klasického pracovního poměru je poskytování cestovních náhrad automatické (ze zákona), u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr je to přesně naopak. Dohodářům náhrady nenáleží, pokud si je výslovně nesjednáte.
Podle výkladu MPSV k § 155 nelze náhrady u dohod sjednat jen částečně (např. platit jen stravné, ale ne jízdné). Buď sjednáte poskytování cestovních náhrad v plném rozsahu, nebo je neposkytujete vůbec. U dohody o pracovní činnosti (DPČ), kde se předpokládá opakovaný výkon, však musíte pro účely cestovních náhrad vždy přesně sjednat tzv. pravidelné pracoviště, aby bylo jasné, co je běžná cesta do práce a co už je pracovní cesta.
Vysílání na pracovní cestu není jen formalita pro účtárnu. Je to proces, který v případě problému chrání firmu i zaměstnance. Dbejte na přesné formulace v cestovních příkazech, nedovolujte zaměstnancům svévolné změny dopravy bez schválení, udržujte své směrnice aktuální a u dohodářů myslete na explicitní sjednání podmínek.
