Vysílání zaměstnanců na pracovní cesty s sebou přináší celou řadu situací, se kterými si mzdová účtárna i HR oddělení musí umět poradit. Častým kamenem úrazu bývá správné oddělení doby strávené cestováním od skutečného výkonu práce a přesčasů, posuzování nároků při soukromém prodloužení cesty nebo řešení zdravotních komplikací.
Doba strávená na cestě a výkon práce (§ 210 ZP)
Základním pravidlem cestovních náhrad (stravné, jízdné, nutné vedlejší výdaje) je, že se posuzují jako celek: náleží od momentu nastoupení cesty až po její návrat. Pro účely stravného není podstatné, zda zaměstnanec zrovna jedná s klientem, řídí služební vůz, nebo pasivně sedí ve vlaku.
Zcela odlišný přístup však zákoník práce vyžaduje u odměňování a pracovní doby:
- Cestování v rámci rozvržené směny (§ 210 ZP):
Pokud zaměstnanec během své stanovené směny nepracuje, protože právě cestuje hromadnou dopravou nebo jako spolujezdec, jde o překážku v práci na straně zaměstnavatele. Doba cestování se započítává do odpracované doby a mzda či plat se zaměstnanci nekrátí - dostane zaplaceno za celou směnu. - Cestování mimo stanovenou směnu:
Doba strávená pouhým pasivním cestováním mimo rozvrženou směnu se nepovažuje za výkon práce ani za práci přesčas. Za tento čas zaměstnanci nenáleží mzda ani přesčasový příplatek, vzniká mu pouze nárok na cestovní náhrady (stravné).
Pokud zaměstnanec během cesty vlakem vyřizuje e-maily, zpracovává nabídky nebo vede pracovní hovory, nejedná se o pasivní přesun, nýbrž o skutečný výkon práce. Pokud se tak děje mimo jeho směnu a na příkaz zaměstnavatele, jde o práci přesčas.
Příklad z praxe:
Zaměstnanec má rozvrženou směnu od 8:00 do 16:30. Na pracovní cestu vyjíždí vlakem v 9:30, do 10:30 cestuje. Od 10:30 do 18:00 aktivně pracuje u klienta a od 18:00 do 19:30 cestuje vlakem zpět domů.
- Cestovní náhrady se počítají se za celých 10 hodin trvání cesty (9:30–19:30).
- Pracovní doba a mzda:
- 8:00–9:30: Práce na domovském pracovišti v rámci směny.
- 9:30–10:30: Cesta vlakem v rámci směny - překážka na straně zaměstnavatele dle § 210 ZP (zaměstnanec obdrží standardní mzdu).
- 10:30–16:30: Výkon práce v rámci stanovené směny.
- 16:30–18:00: Výkon práce nad rámec směny = práce přesčas (náleží mzda a příplatek za přesčas, případně náhradní volno).
- 18:00–19:30: Zpáteční cesta vlakem ve volném čase = nejedná se o výkon práce ani přesčas, nepřísluší za ni mzda, pouze stravné.
Pokud zaměstnavatel nařídí zaměstnanci odcestovat kvůli pondělnímu rannímu jednání již v neděli odpoledne, samotný přesun se do fondu pracovní doby nezapočítává a zaměstnanci náleží pouze stravné a jízdné. Je však nutné dbát na dodržení nepřetržitého odpočinku v týdnu (§ 92 ZP). Nařízenou cestou nelze zkrátit povinný odpočinek pod zákonné minimum.
Přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů (§ 160 ZP)
V praxi bývá běžné, že zaměstnanec po skončení pátečního semináře či schůzky požádá o možnost zůstat v daném místě přes víkend na soukromý pobyt a vrátit se až v neděli večer.
Pro zaměstnavatele jde o benefit, nikoliv povinnost. Zaměstnavatel může, ale nemusí přerušení povolit, a své rozhodnutí nemusí nijak zdůvodňovat. Pokud žádosti vyhoví, je nutné dodržet legislativní pravidla:
- Dohoda předem:
Podmínky přerušení musí být sjednány ještě před odjezdem - v cestovním příkazu musí být exaktně vymezen čas a místo začátku i konce soukromého přerušení. - Stravné (§ 163 odst. 5 ZP):
Po dobu soukromého přerušení zaměstnanci stravné nepřísluší. - Ubytování (§ 162 odst. 2 ZP):
Zaměstnavatel nehradí ubytování po dobu přerušení cesty, a to ani tehdy, musel-li si zaměstnanec ubytovací prostor zachovat (např. v něm ponechat zavazadla). - Jízdné (§ 160 ZP):
Při návratu po soukromém přerušení hradí zaměstnavatel prokázané jízdní výdaje, nejvýše však do částky, která by zaměstnanci náležela, kdyby k žádnému přerušení nedošlo.
Například standardní jízdenka z místa výkonu práce domů v pátek po skončení jednání by stála 600 Kč. Zaměstnanec po víkendovém přerušení cestuje v neděli prémiovým vlakem za 850 Kč. Zaměstnavatel mu proplatí pouze limitních 600 Kč. Pokud by však zaměstnanec naopak využil levnější spoj za 450 Kč, proplatí zaměstnavatel pouze skutečně doložených 450 Kč.
Onemocnění a úraz na pracovní cestě a kde končí odpovědnost firmy?
Pokud zaměstnanec na pracovní cestě onemocní nebo utrpí úraz (v tuzemsku i v zahraničí), pracovní cesta se tím automaticky nepřerušuje ani nekončí. Pokračuje dál a končí až návratem zaměstnance do určeného místa ukončení, jakmile to jeho zdravotní stav umožní.
V praxi je však nutné rozlišovat dva zcela odlišné právní režimy:
- Trvání cesty a cestovní náhrady:
Zaměstnanci nadále náleží náhrada prokázaných výdajů na ubytování (pokud nemusel být hospitalizován a zůstává v hotelu). U stravného však pozor: pokud je zaměstnanec hospitalizován a nemocnice mu poskytne bezplatnou celodenní stravu, stravné se v souladu se zákoníkem práce krátí (§ 163 odst. 2 ZP), případně zaniká. - Odpovědnost zaměstnavatele a pracovní úrazy:
Častým mýtem je představa, že zaměstnavatel odpovídá za zaměstnance na pracovní cestě 24 hodin denně. Podle ustálené judikatury Nejvyššího soudu (např. sp. zn. 21 Cdo 5306/2014) je i na pracovní cestě nutné přísně rozlišovat plnění pracovních úkolů od soukromé sféry. - Pracovním úrazem je úraz vzniklý při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s nimi (jednání s klientem, cesta do místa zakázky apod.).
- Pracovním úrazem není úraz, který se zaměstnanci stane při běžných osobních aktivitách – např. při večerní procházce městem po práci, návštěvě kina, ve spánku na hotelovém pokoji nebo při stravování v restauraci.
Pozor na vnitřní směrnice
Agenda pracovních cest vyžaduje jasně nastavená pravidla. Klíčem k bezproblémové praxi je kvalitně zpracovaná vnitřní směrnice o cestovních náhradách, která stanoví podmínky schvalování soukromých přerušení, rozvrhování směn v souvislosti s odjezdy i povinnost sjednávat cestovní pojištění. Pokud jsou mantinely nastaveny předem a cestovní příkazy se vyplňují důsledně, předchází firma chybám v odměňování i případným právním sporům.
