Od 1. července 2026 vstoupila v platnost očekávaná legislativní změna týkající se registrace zaměstnanců s českým státním občanstvím a Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) plně přešla na systém hlášení s předstihem. Dosavadní praxe, kdy mohl zaměstnavatel pracovníka přihlásit až 8 kalendářních dnů po jeho reálném nástupu do zaměstnání, tedy už není možná a mzdové účetní mají zase o něco více starostí.
Zatímco do konce června 2026 platilo, že u občanů ČR (na rozdíl od cizinců, kde již platil přísnější režim) bylo možné odeslat Výkaz registrace zaměstnance s osmidenním zpožděním, aktuální legislativa vyžaduje nahlášení pracovníka ještě před tím, než fakticky zahájí výkon práce, a je nutné dodržet stanovené termíny:
- Nejdřívější termín podání: Hlášení lze odeslat maximálně 8 kalendářních dní před očekávaným datem nástupu. Systém JMHZ neumožňuje registraci s větším časovým předstihem (nelze tedy hlásit například sezónní pracovníky s měsíčním předstihem).
- Nejzazší termín podání: Hlášení musí být odesláno nejpozději před okamžikem, kdy zaměstnanec fyzicky nastoupí na svou první směnu (např. pokud směna v 8:00, hlášení musí být podáno a odesláno nejpozději ten den do osmé hodiny ráno).
Dvě varianty řešení přihlášky
Zaměstnavatel má při přihlášení zaměstnance na výběr ze dvou postupů. Volba konkrétní varianty závisí zejména na tom, zda má ještě před nástupem pracovníka k dispozici všechny potřebné údaje pro úplnou registraci, nebo zda je nutné nejprve provést pouze základní předregistraci a zbývající informace doplnit až následně.
Varianta 1: Plná registrace s předstihem (Akce A1)
Tento postup je vhodný v případě, kdy má zaměstnavatel před nástupem zaměstnance k dispozici kompletní sadu nezbytných identifikačních a mzdových údajů. Odesílá se standardní Výkaz registrace zaměstnance prostřednictvím akce A1 (nástup) v plném rozsahu, to v povoleném časovém okně (max. 8 dní před nástupem, nejpozději před zahájením výkonu práce).
Varianta 2: Předregistrace (Akce P1) a následné doregistrování
Tato varianta reflektuje situace z praxe, kdy při podpisu smlouvy či bezprostředně před nástupem nejsou ještě k dispozici veškeré detailní údaje. ČSSZ pro tyto účely zavedla dílčí variantu Výkazu registrace, kdy se první provede tzv. předregistrace zaměstnance a až následně se doplní další údaje.
- Krok 1: Předregistrace (Akce P1): Odesílá se před nástupem zaměstnance. Obsahuje výhradně omezenou sadu základních údajů (jméno a příjmení, datum a místo narození, předpokládané datum nástupu do zaměstnání)
- Fáze 2: Doregistrování (Akce A1): Po faktickém nástupu zaměstnance a zkompletování jeho osobní složky je zaměstnavatel povinen do 8 kalendářních dnů odeslat plnohodnotnou akci A1. Tímto krokem dojde k systémovému doplnění původní akce P1. Data z předregistrace jsou odeslána znovu jako součást kompletního balíčku údajů.
Co dělat, když zaměstnance nenastoupí do zaměstnání
Povinnost hlásit zaměstnance s předstihem vytváří situace, kdy je pracovník sice řádně nahlášen, avšak sjednaný pracovněprávní vztah nakonec nevznikne, protože zaměstnanec nenastoupí. Postup storna se řídí tím, jaká varianta hlášení byla původně využita:
- Při využití Plné registrace (A1) se pro storno podání se využívá akce A8 (Storno/Výmaz). Tuto akci je nezbytné provést do 8 dnů od data předpokládaného nástupu.
- Při využití Předregistrace (P1) pro zrušení předregistrace slouží nová dílčí akce P2 (Odregistrace). Tímto úkonem zaměstnavatel informuje ČSSZ, že k realizaci zaměstnání nakonec nedošlo.
Pozor na specifické formy zaměstnání a výjimky
Legislativa naráží na limity u vybraných forem zaměstnání z pohledu zákona o nemocenském pojištění, kde objektivně nelze datum nástupu či vzniku funkce s předstihem určit. Podle dosavadních zkušeností a metodických interpretací se to týká zejména:
- Odměn za výkon funkce statutárních orgánů.
- Neuvolněných zastupitelů obcí, kde výkon funkce a odměňování závisí na výsledku voleb a následném ustavení do funkce.
V těchto vybraných situacích, kdy předregistrace není fakticky možná, se zachovává dosavadní postup, tedy plná registrace ve lhůtě do 8 dnů od vzniku účasti na pojištění.
Upozornění k řetězení pracovních poměrů a IDPPV
V souvislosti s fungováním Jednotného měsíčního hlášení (JMHZ) je nutné dodržovat pravidlo pro identifikaci pracovněprávních vztahů, kdy každý samostatný pracovněprávní vztah má přidělen svůj unikátní identifikátor (IDPPV). Dřívější praxe automatického navazování pracovních poměrů bez nutnosti odhlášení již neplatí!
Například zaměstnanec má sjednán pracovní poměr na dobu určitou do 31. března a strany se dohodnou na pokračování spolupráce opět od dubna.
- Uzavření nové smlouvy: Pokud původní poměr skončí k 31. 3. a od 1. 4. je podepsána nová pracovní smlouva, je nutné původní poměr odhlásit a nový poměr nově přihlásit (vzniká tedy nové IDPPV). Skutečnost, že dny na sebe bezprostředně navazují, na tento postup nemá vliv.
- Uzavření dodatku ke smlouvě: Pokud je před 31. 3. sepsán dodatek k původní pracovní smlouvě, kterým se pouze prodlužuje datum její platnosti, jedná se stále o jeden kontinuální pracovněprávní vztah. V rámci JMHZ se nadále vykazuje pod původním IDPPV bez nutnosti odhlašování a přihlašování.
Ačkoli je tento postup pro mzdové účetní nový a může zpočátku působit nezvykle, bude nutné jej začlenit do běžné praxe. Drtivá většina mzdových softwarů je na tyto postupy již připravena od zavedení Jednotné měsíčního hlášení.
